O Excel por mais que ainda seja usado por muitas empresas para fazer o controle financeiro, ele pode trazer muitas falhas e inconsistências nas informações, principalmente para tomadas de decisões rápidas.

Uma pesquisa da SPC Brasil e da CNDL, aponta que 45% dos brasileiros não controlam o próprio orçamento, e daqueles 55% que o fazem, 28% disseram que usam caderno de anotações, 18% planilha de Excel e 9% aplicativos no celular. Se olharmos para um cenário mais complexo, em algumas empresas o cenário não é muito diferente: muitas utilizam o Excel para gerenciar pontos cruciais como Fluxo de Caixa, Controle de Pedidos, a Contabilidade, Cálculo de preços, e vários outros processos dentro da corporação.

Uma empresa não pode ficar “refém” do Excel para ser gerido. Afirmarmos isso porque compreendemos que, com sistema básico de planilhas, não é possível ter controle e veracidade dos dados, possibilitando tomadas de decisões lentas, com impactos paulatinos e cruciais para o negócio de forma geral.

Separamos 7 itens para que você comece a repensar a forma de gerenciamento de sua empresa: será que não está na hora de abandonar de vez o Excel manual e adotar um Software de Gestão Online? Que te dará liberdade de gerenciar sua empresa a partir de qualquer dispositivo conectado à internet? Observe algumas das vantagens:

1. Com Excel você não consegue emitir a NF-e, que é um documento fiscal: Você não usa mais aquela agenda de papel para anotar seus telefones importantes, como também não usa mais a “caderneta” para anotar as compras dos seus clientes. Hoje tudo é eletrônico, digital e o principal é que todas as informações ficam nas nuvens, principalmente na era da transformação digital que estamos passando.

Assim como o Excel, a alguns anos parecia ser a solução para todos os problemas de um empresário, hoje já não é mais o bastante. Funciona? Sim funciona, mas já se tornou objeto. Obsoleto porque agora não basta ter uma lista das contas a pagar e a receber até a sua nota fiscal se tornou digital, é isto mesmo aquele papel que te entregam que todos nós chamamos de NOTA na verdade recebe o nome de DANFE e sabe qual é o valor fiscal dele? ZERO, pois, a nota fiscal de fato é um arquivo eletrônico e o Excel, por mais poderoso que seja jamais irá conseguir emitir uma nota fiscal eletrônica para você e te deixar em dia com o Fisco. 

Já é tempo de se render à modernidade, olhe para o seu bolso, certamente você deve estar carregando um smartphone onde consegue acessar seu banco e pagar suas contas em qualquer lugar que estiver, por que não dar a mesma mobilidade para os controles financeiros, fiscais e emissão de documentos da sua empresa?

2. As planilhas não são responsáveis por alterações: O Excel pode ser uma maneira eficaz de planejar e visualizar seus orçamentos e previsões, mas somente se nada mudar e você tiver tempo para gerenciá-lo. A constante atualização e consolidação de números impede que você responda rapidamente a novas oportunidades e desafios. Considerando a mudança constante sobre as demandas, prioridades e expectativas que ocorrem em qualquer negócio, seja ele pequeno ou grande, é irreal esperar que o Excel te traga informações rápidas e previsões para tomadas de decisões eficazes. Um Software de Gestão Online permite que você altere os dados necessários uma única vez para que, em seguida, todo o sistema seja alterado em tempo real. Ou seja: se você teve um cancelamento de um contrato, qual será o impacto para o seu negócio? Pense se você tiver que rever todas as células do Excel para chegar aos dados e assim contabilizar manualmente todo o processo. Com um Software de Gestão integrado, você conseguirá ter indicadores que te apresentam, de maneira fácil e intuitiva, os elementos necessários para compreender o futuro do seu negócio.

3. Com planilhas manuais, você gasta mais tempo coletando dados do que os analisando. Estudos apontam que cientistas de dados tendem a desperdiçar entre 50% a 80% de suas horas de trabalho somente coletando dados. A razão pela qual coletamos dados é para obtermos uma análise clara sobre as informações e melhorarmos os resultados da empresa. Porém, quando você precisar inserir manualmente todos os seus dados, e criar modelos e fórmulas em várias planilhas, a coleta de dados levará mais tempo do que qualquer software de gestão – que integra essas informações de forma automática e rápida. Por isso não se justifica a morosidade no processo de se obter projeções futuras para que seu negócio cresça de maneira sustentável.

4. As planilhas, por serem manuais, aumentam a probabilidade dos erros. Portanto não há como você confiar plenamente em seus dados financeiros. Qualquer dado inserido de forma errada, em um momento de desatenção, em uma única célula que seja, afetará todas as outras informações ali inseridas. Se colocarmos como exemplo a gestão de estoque dos seus produtos em arquivo de Excel. Um lançamento errado na planilha pode gerar a inconveniência de apresentar um produto em sua loja virtual, realizar uma venda, mas não possuir o produto para ser entregue ao cliente. E um cliente insatisfeito resulta em um feedback negativo e não retorno a uma próxima compra. Tudo por causa de um erro de digitação em uma célula. Vale a pena desqualificar a marca do seu negócio? Isso se falando de um procedimento básico de inserção de dados. Existem ainda muitas possibilidades de erros que podem ser cometidos ao transferir informações entre programas. O software de gestão online consegue lidar com integração de dados sem corrompê-los, mantendo a saúde financeira de sua empresa com dados fidedignos aos reais.

5. As planilhas não permitem uma colaboração eficaz. Assim como não permitem auditoria e gerenciamento de fluxo de trabalho. Com o Excel, você só poderá rastrear os usuários que abriram e/ou salvaram dados no documento. Isso pode fazer com que os dados possam ser sobrescritos ou omitidos inteiramente, da versão mais antiga para a mais atualizada da planilha. Nenhum CFO consegue isolar isso. É preciso colaboração no departamento financeiro e em todas as partes da empresa. Todos devem ter acesso a fatos e informações de forma aberta. Contar com acesso a inúmeras pastas de servidores locais ou por e-mails é muito instável gerencialmente falando, porque certamente você não saberá qual a última versão da planilha. Como, então o setor financeiro poderá medir o ponto de equilíbrio do negócio de forma confiável? Como ele poderá fazer uma projeção da empresa para os próximos 5 anos? E essa é uma das perguntas primordiais que qualquer empreendedor deve se fazer diariamente: meu negócio ainda irá existir nos próximos 5 anos? 

6. Não há regras claras de formatação. O Excel oferece muitas opções quando se trata de formatar células, linhas, colunas e até mesmo como os números e dados serão apresentados na planilha. Superficialmente essa amplitude de recursos parece ser ótima, mas esse grande número de opções somente confirma que não há regras claras para o que é “certo” ou “errado” para aplicações específicas. Existem alguns modelos disponíveis, mas, novamente, não há uma formatação padrão comum entre os funcionários, parceiros e clientes. Com essa amplitude nos padrões internos da empresa, pode gerar confusão e falta de identidade tanto para a comunicação interna quanto para a comunicação externa da empresa.

7. É muito genérico para ser relevante para a maioria das tarefas: O poder das planilhas é sua “versatilidade”, mas isso também pode ser uma fraqueza. As planilhas são uma espécie de “pau para toda obra, senhor de ninguém”. Elas são decentes em se destinarem a várias aplicações diferentes, mas não são a solução ideal para nenhuma função específica. Devido à diversidade de ferramentas tecnológicas projetadas especificamente para funções individuais, as planilhas são superadas em praticamente todos os aplicativos em que você pode pensar. É como ir a um restaurante de uma especialidade ao invés de ir a um que ofereça um pouco de cada culinária: essa especialização torna o produto superior.

As organizações precisam ir além das planilhas para poderem tomar decisões mais rápidas e melhores, reduzindo o trabalho manual de rotina e o erro humano. Simplificando: as planilhas não possuem futuro na era pós-moderna que estamos vivendo. A transformação digital do negócio já é um fato. Adotar um Software de Gestão Online ou ERP fará você enxergar, de forma clara, tudo o que acontece em sua empresa. Direcionar os processos e integrá-los à tecnologia é o futuro para manter seu BackOffice preditivo e eficiente.

Fonte: http://www.administradores.com.br