O processo de administrar uma empresa é parte crucial para a longevidade do negócio, qualquer decisão por menor que seja, pode trazer resultados positivos ou negativos e hoje em dia, com a falta de tempo em que vivemos se faz necessário abandonar as planilhas em Excel e automatizar processos para ganhar tempo com tarefas que requerem maiores cuidados, isto pode ser obtido investindo em um sistema de gestão.

Do inicio do século XX até os dias atuais, notamos que a evolução dos processos de sistema de informação cresceu em ritmo acelerado, chegando a Era da Informática, onde as informações são obtidas e compartilhadas em tempo real, seja de empresa para empresa, de filiais para matriz localizadas em qualquer parte do mundo.

Para um pequeno empreendedor, que mesmo nos dias de hoje ainda é dependente de muitas folhas de papel ou de planilhas em Excel, a margem de erro administrativo é enorme, a empresa não tem vantagem competitiva por não utilizar um sistema de gestão, apresenta menor produtividade, os processos são mais lentos e trabalhosos e as informações não são precisas.

A grande função de um software de gestão é agilizar e automatizar os processos rotineiros da empresa, deixando com isso maior tempo livre para tarefas mais importantes, ter informações precisas e em tempo real, o que diminui a margem de erro e integrar as diferentes áreas da empresa, organizando e extraindo dados que auxiliam o gestor para a tomada de decisão.

Estudos apontam que ter um sistema de gestão amplia em 40% as possibilidades de uma loja expandir sua atuação, pois ganha em agilidade e dinamismo de tomada de decisão. Além disso, pode reduzir os custos mensais em mais de 10%, pois reduz o índice de erros e ainda diminuiu o período gasto em administrar informações e dados dispersos significativamente, sobrando mais tempo para fazer o que realmente importa. (Fonte: Revista Exame)

MOTIVOS PARA FUGIR DO EXCEL E ADOTAR UM SISTEMA DE GESTÃO

Controle e segurança das informações

Muitas vezes o empresário cria planilhas e coloca informações desnecessárias ou pouca informação, o que acaba dificultando na tomada de decisão. Isso sem falar na possibilidade de corromper um arquivo em Excel ou de perder um notebook ou pen drive com todas as informações da empresa.

Um software de gestão fornece as informações necessárias através de dashboards com gráficos e indicadores para que o gestor saiba exatamente a situação da empresa e tenha informações confiáveis para uma futura decisão, além disso, possui a vantagem dos dados sempre estarem protegidos através do uso do Cloud Service e backups feitos regularmente.

Integração das áreas da empresa

Em uma empresa é necessário que pessoas e departamentos trabalhem de forma integrada, isto é muito complicado para ser feito utilizando planilhas, gera margem para erros de digitação, dados sobrepostos, informações comprometidas e acaba levando futuramente a tomada de decisões erradas.

Como um software de gestão integra as áreas da empresa, proporciona maior confiança nos dados e os erros são praticamente nulos, pois o próprio sistema tem a função de verificar a confiabilidade dos dados em tempo real.

Redução de custo

Utilizar o Excel gera alto custo de mão de obra e de tempo para alimentar informações em diversas planilhas, conferência de informações e leva a retrabalhos. Com a utilização de um sistema de gestão, diversos custos podem ser reduzidos com os processos acontecendo de forma automática e sem a necessidade de ter um funcionário alimentando o sistema, além disso, outros itens simples do dia-a-dia podem ser reduzidos também, como gastos com papel, impressão, entre outros.

As planilhas em Excel podem ser úteis para dados pontuais ou para controles financeiros menores de uma empresa, mas quando o objetivo é ter uma melhor gestão de seu negócio, sem dúvida investir em um sistema de gestão é a melhor opção a ser feita, ainda mais quando há um crescimento da empresa e as informações já não são fáceis de serem administradas com planilhas.

Fonte: https://goo.gl/zTyJrV